Uusia toimintamalleja vuosikokouksiin

Tilannealiupseereiden puheenjohtaja Karoliina Säntti kertoo, että yhdistyksen jäsenet toimivat eri puolilla Suomea. Siksi hallituksen kokoukset ja vuosikokoukset on jo pitkään järjestetty etäyhteydellä.

– Etäkokoukseen osallistuminen on helpompaa.  Vuosikokoukseen osallistuu 15 – 20 % jäsenistämme.  Tämä on meillä ainoa tapa saada jäsenet osallistumaan

Säntti kertoo, että etäkokouksista on muodostunut odotettu tapahtuma. Yhdistyksen tarjoamat etävuosikokouspizzat houkuttelevat omalta osaltaan osallistumaan.

Keski-Suomen Aliupseerien ensimmäinen etävuosikokous pidettiin maaliskuussa. Puheenjohtaja Mika Tiitinen kertoo, että puheenjohtaja ja sihteeri olivat varsinaisella kokouspaikalla, muut osallistujat etänä. Osallistujia ei tällä kertaa ollut ruuhkaksi asti.

– Ensimmäisen verkkovuosikokouksen järjestämisessä oli haastavinta se, että ei yhtään tiennyt miten käy. Kaikki meni kuitenkin hienosti. Koska keskustelu sujui ja jokainen malttoi odottaa omaa puheenvuoroaan.

Yhdistys on Tiitisen mukaan sääntömuutoksella varmistanut, että etäkokoukset ovat jatkossakin mahdollisia. Etäyhteydet tuovat joustavuutta myös liiton asiantuntijoiden mukaan ottamisessa kokoukseen.

– Aliupseeriliiton puheenjohtaja Jyrki Surkka osallistui vuosikokoukseemme ja toi ajankohtaiset kuulumiset valtakunnan tasolta tiedoksi kokousväelle.

Myös Suomenselän Aliupseerit ry piti keväällä ensimmäisen etävuosikokouksensa. Puheenjohtaja Matti Ojala kertoo, että hallituksen kokouksia on jo aikaisemmin pidetty etänä. Vuosikokouksen erityisvalmisteluihin sisältyi etäkokousalustan valinta ja testaaminen sekä osallistujien ohjeistaminen. Lisäksi yhdistyksellä oli varajärjestelmäsuunnitelma teknisten ongelmien varalta.

– Haastavinta järjestelyissä oli sopivan kokousalustan löytäminen. Hyödynsimme myös vaihtoehtoa, että useampi henkilö osallistui kokoukseen saman etäyhteyden päästä. Ratkaisu toimi pienessä yhdistyksessä hyvin, koska osallistujamäärä pysyy pienenä.

Ojala uskoon, että etäkokousmahdollisuus voisi kasvattaa vuosikokoukseen osallistuvien määrää. Etäkokousten hyvänä puolena hän näkee, että kokousasiat pysyvät tiiviinä. Toisaalta etäkokouksessa sosiaalinen yhteys ja kohtaaminen jäävät vähemmälle.

– Yksilökohtaisesti etäkokousyhteys toisilla nostaa ja toisilla madaltaa puheenvuoro pyyntöjä kokouksessa.

Korona siirsi myös Uudenmaan Aliupseerit ry:n hallituksen kokoukset etäyhteydellä toteuttavaksi. Puheenjohtaja Janne Lapakko kertoo, että erityisiä haasteita uusi kokemus ei tuonut eteen.

– Mitä nyt puheenjohtajaa ehkä jännitti mahdolliset tietotekniset ongelmat ja muut seikat, jotka mahdollisesti olisivat voineet aiheuttaa ongelmia kokouksen läpivientiin. Kokous kuitenkin sujui hyvin. Voin suositella, ainakin näin poikkeusaikana, kokouksien järjestämistä etänä.

Etäkokouksen hyvänä puolena Lapakko näkee, että kokous on mahdollista pitää paikasta riippumatta ja hyvin kustannustehokkaasti. Etäosallistumismahdollisuus saattaa joidenkin jäsenten osalta madaltaa osallistumiskynnystä. Etäkokouksen huonona puolena Lapakko pitää sitä, että kokouksen ohjeisohjelma, esimerkiksi ruokailu, ei ole toteutettavissa kuten aikaisemmin.

Aliupseeriliiton edustajakokous päivitti liiton sääntöjä vuoden 2020 edustajakokouksessa. Jatkossa edustajakokoukset on mahdollista toteuttaa etänä. Aliupseeriliiton hallitus päivittää parhaillaan jäsenyhdistysten mallisääntöjä. Uusissa sääntöpohjissa otetaan huomioon myös etäosallistumismahdollisuus. Päätöksen etävuosikokouksesta ja sen toteutustavasta tekee yhdistyksen hallitus.