Vaativuus oikein kirjoitettuna

Pelkästään laadukkaalla tekstillä ei tehtävän vaativuus kasva. Laadukkaalla kuvauksella varmistetaan kuitenkin oikeudenmukainen lopputulos. Laadukkaan tehtävänkuvauksen kirjoittaminen on taitolaji, jonka meistä jokainen voi oppia. Tehtävänkuvaus on kokonaisuus, joka muodostuu toisiaan tukevista pääkohdista ja alakohdista. Laadukkaan kuvauksen tunnistaa siitä, että sen kaikki kohdat tukevat ja selventävät toisiaan.

Alainen ja esimies kirjoittavat yhdessä tehtävänkuvauksen. Avoimen tehtävän osalta esimies kirjoittaa sen yksin. Tehtävänkuvauksen päivitystarvetta tarkastellaan kerran vuodessa kehityskeskusteluiden yhteydessä, mutta sitä voidaan päivittää myös muulloinkin, kun tarvetta ilmenee. Tehtävänkuvauksen päivityksen voi käynnistää esimies, työntekijä tai luottamusmies. Tehtävänkuvauksella on suora vaikutus maksettavaan palkkaukseen, joten sen oikeellisuuteen ja ajantasaisuuteen on kiinnitettävä erityistä huomiota.

Koulutusvaatimusten ja kokemusvaatimusten täyttämisestä vastaa hallintoyksikön esikunta. Tehtävänkuvauksen kirjoittamisen jälkeen tulee esimiehen ja alaisen kuitenkin miettiä asiaa ja esittää kysymys: ”Millaista koulutustaustaa ja kokemusta tämän tehtävän itsenäinen hoitaminen edellyttää?

Tehtävänkuvauksen yleisosiota kirjoittaessa on hyvä tarkastella hallintoyksikön työjärjestystä, jossa kerrotaan organisaation rakenteesta ja eri työpisteiden vastuista ja tehtävistä. Hyvän yleiskuvauksen perusteella lukija saa kuvan tehtävän sijoittumisesta organisaatiossa ja tehtävään linkittyvät vastuut omassa joukossa tai jopa Puolustusvoimissa. Tehtävänkuvaus on yksittäisen tehtävän ”työjärjestys” ja päivityksen yhteydessä on tehtävä aina niin sanottu 360 asteen tarkastelu ja poistettava mahdolliset päällekkäisyydet muista tehtävistä. Hyvän yleiskuvauksen perusteella, ulkopuolinen tehtävää tuntematon henkilö kykenee hahmottelemaan organisaatiokaavion.

Hyvä ja selkeä tehtävän sisältö muodostuu selkeistä kokonaisuuksista, joita on 3 – 5. Kokonaisuuksien kuvaaminen tulee aloittaa päätehtävästä ja muut tehtävät kuvataan sen jälkeen tärkeysjärjestyksessä. Tehtävän sisältöä kirjoittaessa on syytä kiinnittää huomiota siihen, ettei turhan pieniä (alle 5 %) osa-alueita tulisi kuvata. Pienten ja yksittäisten, harvoin toistuvien tehtävien osalta on tarkasteltava, ovatko ne osa jotain isompaan kokonaisuutta.

Yleiskuvauksen ja tehtävän sisällön jälkeen on kiinnitettävä huomio vielä alakohtiin, joita on yhdeksän. Alakohtien osalta asiat on kirjattava niin, että ne tukevat lukijan ymmärrystä, joka on muodostunut edellisiä osioita lukiessa. Yleiskuvauksessa kerrottu esimiestehtävä on näyttävä niin johtamis- ja ohjaustehtävissä kuin alaisten ja ohjattavien määrässä. Asiantuntijatehtävän kuvaus sisältää aivan varmasti vuorovaikutusta ja toiminnanvapautta. Valtaosalla aliupseereita työolosuhteet ovat jotain muuta kuin siisti toimistotyö ja se on kyseisessä kohdassa avattava. Tehtävänkuvauksen alakohtien oikeanlaisella avaamisella siis tuetaan tehtävän sisällössä kerrottuja vastuita ja vaatimuksia sekä avataan yleiskuvauksessa kerrottua työpisteen vaikuttavuutta organisaation toimintaan.

Muut asiat/tehtävässä tapahtuneet olennaiset muutokset -kohta on tehtävänkuvauksessa erittäin tärkeä. Se antaa mahdollisuuden kertoa lisätietoja muutoksista suhteessa edelliseen kuvaukseen. Mikäli tehtäväkuvaus on arviointikierroksella muuttuneena tehtävänä, on kyseiseen kohtaan ehdottomasti kuvattava muutokset.