Huolellisesti laadittu tehtäväkuvaus on parasta palkkaedunvalvontaa

Työnantaja on käskenyt tehtävänkuvauksen tarkastamisen vähintään kerran vuodessa, tämä tapahtuu kehityskeskustelun yhteydessä. Kuvaus on kuitenkin tarkastettava ja päivitettävä aina, kun tehtävän sisällössä tapahtuu muutoksia. Tehtävänkuvaukseen on sisällytettävä kaikki ne tehtävät mitä tehtävässä tehdään.

Tehtävänkuvauksen laativat esimies ja työntekijä yhteistyössä

Tehtävänkuvaukseen laitetaan henkilön korkein siviilikoulutus ja viimeisin virkaurakurssi, yleinen virhe on laittaa kuvaukseen kaikki kurssit ja koulutukset mitkä henkilö on suorittanut.

Tehtävänimikkeen on oltava virallinen Aliupseeritehtäväksi vahvistettu tehtävänimeke. Luettelo vahvistetuista nimikkeistä löytyy asiakirjasta Aliupseereiden henkilöasioiden hoito (HK1003). Toiminnallisella tehtävänimekkeellä voi tarvittaessa tarkentaa nimikettä.

Tehtävässä vaadittava koulutus ja kokemus on kirjattava tehtävän mukaan, tässä kohtaa sorrutaan usein siihen että vaatimukset kirjataan tehtävänhoitajan koulutuksen ja kokemuksen mukaan. Näin ei tule menetellä. Tällä osiolla on vaikutusta tehtävän vaativuuteen, erityisesti silloin kun arvioinnissa käytetään mittaria (pisteytys). Tämän kohdan vaatimuksilla ei voi olla estävää vaikutusta tehtävään määräämiseen.

Tehtävän yleiskuvaus osioon kirjataan kiteytetysti organisaation tehtävä, ja se miksi kuvauksen tehtävä on olemassa ja kuinka se sijoittuu organisaatioon. Tässä kohdassa on hyvä olla tehtävän sisältö kiteytettynä muutamaan lauseeseen.

Tehtävän sisältö on kuvattava mahdollisimman tarkasti ja totuuden mukaisesti. Sisältöön ei saa kuvata mitään sellaista mitä tehtävässä ei oikeasti tehdä. Suurin prosenttiosuus on aina oltava ensimmäisenä, tämä osuus muodostaa tehtävän rungon. Kaikki sijaisuudet mitä tehtävässä tehdään, on hyvä kirjata kuvaukseen omana prosenttiosuutena. Usein näkee että merkittävä vaativa sijaisuus on kirjattu kuvaukseen vain yhtenä ranskalaisena viivana tehtäväluettelossa. Tällainen sijaisuus hukkuu kuvauksen massaan, eikä sille oikein voi määrittää arvoa kuinka paljon sitä tehdään. Prosenttiosuudet eivät saa olla kovin pieniä, kuvauksen rakenne on hyvä, kun sen sisältö on jaettu noin 3-5 omaan % osuuteen. On hyvä huomioida että 20% on noin yksi työpäivä/viikko.

Aliupseerin tehtävät ovat usein sellaisia missä tehdään paljon eri vaativuus tasolla olevia tehtäviä. Tehtävä voi siis sisältää perustehtäviä, ammattitehtäviä, vaativia ammattitehtäviä ja työnjohto- ja asiantuntijatehtäviä. Tällaisessa tapauksessa on erittäin tärkeää ymmärtää kuinka hyvä kuvaus laaditaan, kun prosenttiosuudet on mietitty, ja kuvaus laadittu huolellisesti. Tehtävän arvioiminen on mahdollista palastellen se osiin, ja muodostamalla tästä arviointi tulos.

Hyvä tehtävänkuvaus on laadittu niin, että kuka tahansa ulkopuolinen saa siitä käsityksen mitä tehtävässä tehdään. Kuvaus tulee kirjoittaa mahdollisimman selkeästi ja tiivistäen asiat olennaiseen, kuitenkin niin että tehtävän sisältö tulee selkeästi kuvatuksi. Erityisesti erilaiset vastuut on kuvattava oikean tasoisena, kenelle ja miten raportoidaan/ vastataan.  Kuvauksessa käytetyt lyhenteet tulee avata kerran.

 Kuvauksen sisältöä laadittaessa voi käyttää apu kysymyksinä mitä? ja miksi? Kun kuvauksen eri sisällöt on kirjoitettu niin että ne vastaavat esitettyihin kysymyksiin mitä? ja miksi? aukeaa kuvauksen sisältö myös ulkopuoliselle lukijalle.

Tehtävänkuvauslomakkeen lopussa on kohta minne kirjataan tehtävässä tapahtuneet olennaiset muutokset. Tähän kohtaan kirjoitetaan tiivistetysti muutokset, eli tehtävät joita on tullut lisää tai lähtenyt pois. Mikäli kyseessä on tehtävänhoitajan vaihdosta, tähän on hyvä kirjata tehtävän edellinen hoitaja ja vaativuusluokka. Erityisen tärkeää tämä on kun kyseessä on HERY muutoksen takia tapahtuva muutos.

Aliupseereiden tehtävät arvioidaan AU-arviointijärjestelmällä.  Arviointi perustuu verrokkien käyttöön aiemmin arvioiduista tehtävistä, tasokuvaukseen ja arviointimenetelmään (pisteytys), mikä on käytössä ainoastaan keskushallintotasolla.

Jokaisen jäsenen parasta omaa edunvalvontaa on huolehtia tehtävänkuvauksen sisällön oikeellisuudesta. Paikalliset luottamusmiehet osaavat neuvoa ja auttaa kuvausten päivittämisessä, luottamusmiehellä on myös Virkaehtosopimuksen perusteella oikeus vaatia tätä. Kehityskeskustelut ovat taas ajankohtaisia, huolehditaan yhdessä että tällä kierroksella tehtävänkuvaukset tulee tarkastetuksi erityisen huolellisesti.